Kongre, Toplantı ve Fuar Başvuru Esasları
Kültür ve Kongre Merkezi’nin, kongre, toplantı ve fuar organizasyonları için kullanımı, Rektörlük Makamı’nın onayına ve aşağıdaki koşullara bağlıdır:
1.Kongre, toplantı ve fuar organizasyonu yapmak isteyen kurum ve/veya kişiler, KKM ile görüşüp gerekli tüm bilgileri aldıktan sonra; bir dilekçe ile Rektörlük Makamı’na başvuruda bulunurlar. Yazılı başvuru aşağıdaki bilgileri içermelidir.
a-Etkinliğin Adı ve İçeriği
b-Etkinliğin Tarihi
c-Etkinliğin Saati
d-Düzenleyen Kişi/Birim/Kurum
e-İletişim Bilgileri
f-Kullanılacak Mekan
g-İkram Hizmetleri ile İlgili Detaylar
2.Başvuru dilekçesine, etkinliğe ait detaylı içerik bilgisi ve etkinliği düzenleyen ODTÜ içi/dışı tüm kurum/kuruluşların bilgisi eklenmiş olmalıdır.
3.Toplantı mekanları, KKM genel işleyişini aksatmayacak şekilde ve KKM tarafından uygun görülen zamanlarda, hazırlıklar için tahsis edilebilir.
4.Toplantı, kongre ve fuarlar için afiş, program ve davetiye basımı, düzenleyen kurum ve/veya kişilere aittir.
5.Düzenlenecek etkinlikle ilgili olarak KKM’ye dışarıdan getirilecek her türlü malzemenin nakliyesinden, yerleştirilmesi ve saklanması ile sigortasından, etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişiler sorumludur.
6.Teknik donanım KKM tarafından sağlanmaktadır. KKM’de bulunmayan görsel-işitsel ve aydınlatma sistemleri, etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişi tarafından sağlanır.
7.Yazılı ve görsel malzemeler, sadece KKM’nin uygun gördüğü yerlere asılabilir.
8.Düzenlenecek her toplantı organizasyonu öncesinde, kurum ve/veya kişilerle KKM arasında; salon ücreti, teknik donanım kullanımı ve diğer kullanım koşullarını içeren bir sözleşme imzalanır.